Besseres Betriebsklima durch mobile Kommunikation am Arbeitsplatz

Cheerful young european man using smartphone with abstract email network on concrete wall background. Social media concept

Das Betriebsklima hat auf die Zufriedenheit und die Produktivität der Mitarbeiter einen großen Einfluss. Denn nur Mitarbeiter, die sich wohl in ihrer Arbeitsumgebung fühlen, entwickeln eine emotionale Bindung zum Unternehmen. Dies trifft sowohl auf Mitarbeiter zu, die direkt im Unternehmen arbeiten, als auch auf diejenigen die remote arbeiten.

In vielen Branchen geht der Trend in Richtung Homeoffice und Telearbeit. Vor allem, jetzt nach dem Lock down während der COVID-19-Pandemie hat sich gezeigt, dass die Arbeit zu Hause in vielen Unternehmen durchaus möglich ist.

Wie soll man bei vielen Mitarbeitern, die jeder für sich in den eigenen vier Wänden sitzt, die Kommunikation aufrecht erhalten? Viele Unternehmen greifen hier auf interne Kommunikationsplattformen zurück, die Angestellte untereinander und auch mit der Chefetage in Verbindung bleiben lässt und zugleich auch die Datenschutzrichtlinien einhält.

Welche Branchen profitieren ganz besonders von mobiler Kommunikation

Vor allem Betriebe, deren Mitarbeiter nicht unter einem Dach arbeiten oder zu verschiedenen Zeiten, etwa im Schichtbetrieb arbeiten oder Unternehmen mit einem großen Filialnetz, haben oftmals Schwierigkeiten alle Mitarbeiter zu erreichen und in direktem Kontakt zu bleiben. Auch national und international tätige Mitarbeiter und Unternehmen mit Remote Arbeitsplätzen oder Mitarbeitern ohne Büroarbeitsplatz stehen oftmals vor dem Problem alle Mitarbeiter in Echtzeit zu erreichen und zu informieren.

Dies betrifft vor allem:

  • Hotellerie und Gastgewerbe
  • Produktion und Baugewerbe
  • Einzelhandel
  • Logistik
  • Transportwesen
  • Eventmanagement
  • NGOs

Digitalisierung stellt Führungskräfte vor neue Herausforderungen

Der Fortschritt der Digitalisierung schafft immer mehr mobile Arbeitsplätze. Wo Mitarbeiter viele neue Vorteile sehen, ergeben sich für das Unternehmen und vor allem für die Führungskräfte allerdings auch neue Herausforderungen.

Die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern soll aufrechterhalten und wenn möglich auch vereinfacht werden, Prozesse müssen neu ausgearbeitet und Daten sicher ausgetauscht werden.

Die neuen flexiblen Arbeitsformen erfordern eine Führung auf Distanz. Vor allem, wenn Mitarbeiter nicht mehr zur gleichen Zeit aktiv sind, müssen neue Kommunikationswege gefunden werden. Neben Telefon und E-Mail sind interne Technologien notwendig, um Informationen für alle bereitzustellen, Daten zu übermitteln und die Nachverfolgung zu erleichtern.

Anforderung an die mobile Kommunikation

Jedes Unternehmen stellt andere Anforderungen an ein technisches Tool für interne Kommunikation. Zu den wichtigsten und effektivsten Funktionen zählen unter anderem:

Einfache und sichere Anmeldung für die Mitarbeiter

Die User des Kommunikationstools müssen sich schnell und ohne aufwendigen Prozess einwählen können. Als passwortlose Anmeldeoption fungieren oftmals QR-Codes oder personalisierte Einladungen anderer Mitarbeiter.

Direkte Kommunikation in Echtzeit

Die Kommunikation von Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen ist oftmals schwierig. Um alle Mitarbeiter eines Projektes immer am aktuellen Stand zu halten, bietet sich eine zentralisierte Datenbank an, wobei Daten leicht mit einzelnen Personen oder auch mit dem gesamten Projektteam geteilt werden können.

Mitarbeiterumfragen und News-Streams

Neuigkeiten und das aktuelle Geschehen im Unternehmen lassen sich mithilfe flexibler Kommunikationskanäle besser an die betreffenden Mitarbeiter verteilen. Auch Mitarbeiterumfragen tragen zu einem verbesserten Betriebsklima bei, indem Führungskräfte in Echtzeit Feedback ihrer Mitarbeiter erhalten und darauf reagieren können.

Bestätigung über den Erhalt von Nachrichten

Die Information, dass wichtige Nachrichten zugestellt wurden, kann die Zusammenarbeit um ein Vielfaches erleichtern. Intelligente Kommunikationstools wissen, wann der User die Nachricht gelesen hat können den Absender darüber informieren.

Integriertes Übersetzungstool

Bei Unternehmen mit Mitarbeitern aus verschiedenen Ländern ist ein integriertes Übersetzungstool sinnvoll, um Missverständnisse zu vermeiden. Diese Funktion erhöht das Engagement der Mitarbeiter und erleichtert die Kommunikation untereinander.

Durch Zusammenarbeit den Zusammenhalt stärken

Regelmäßige Meetings zu vereinbarten Zeitpunkten, helfen das Zusammengehörigkeitsgefühl auch in der Ferne aufrechtzuerhalten und das Betriebsklima zu verbessern. Auch das ist mit einer internen Kommunikationsplattform möglich.

Auch wenn das Homeoffice und der Telearbeitsplatz seine Vorteile hat, fühlen sich Mitarbeiter schnell isoliert und vom Betrieb ausgegrenzt. Auch fehlt vielen die direkte und persönliche Interaktion mit Kollegen und Vorgesetzten. Durch einen eigenen Kommunikationskanal können Arbeitsabläufe so durchgeführt werden, als wären die Mitarbeiter vor Ort. So sind virtuelle Besprechungen, Teamsitzungen, die gemeinsame Arbeit an Projekten als auch gemeinsame Mittagessen möglich.

Trotz separater Arbeitsplätze und räumlicher Trennung kann auf diese Weise das Gefühl der Zusammengehörigkeit erhalten bleiben. Der persönliche Kontakt bleibt bestehen und erleichtert die Zusammenarbeit.

Was ist mit dem Datenschutz?

Ein ganz wichtiger Aspekt bei der technischen Infrastruktur des mobilen Arbeitsplatzes ist der Datenschutz. Viele der gängigen Kommunikationskanäle sind im Bezug auf die Datensicherheit nicht DSGVO-konform. Vor allem Unternehmensdaten und personenbezogene Daten der Mitarbeiter und der Kunden müssen sicher sein.

Neben einer geschützten VPN-Verbindung und einem sicheren Internetzugang sind berufliche Daten vor dem Zugriff Dritter sicher zu verwahren. Diese technische Anforderung an interne Kommunikationskanäle müssen gegeben sein, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Im Handbuch zur internen Kommunikation finden sich alle Grundlagen für eine sichere interne Kommunikation.

Das Betriebsklima wirkt sich auf die Leistung der Mitarbeiter aus

Ein gutes Betriebsklima ist ausschlaggebend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und somit auch für deren Produktivität. Glückliche Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen und den Kollegen eng verbunden fühlen, handeln auch im Sinne des Unternehmens.

Der Einfluss des sozialen Klimas sollte nicht unterschätzt werden. Um ein gutes Betriebsklima aufrecht zu erhalten, ist neben Wertschätzung und das soziale Miteinander auch die interne Kommunikation, die Möglichkeit gemeinsam Projekte zu bearbeiten und der Austausch untereinander wichtig.

 

Weiteres Bildmaterial