Palmers organisiert die Filialbewirtschaftung neu - lesen Sie mehr über die Faktoren, die dieses Projekt zu einem Erfolg gemacht haben! Durch das optimierte Leistungsbild, die vereinfachten Leistungsbeziehungen und die Reduktion der Dienstleister konnte eine signifikante Optimierung der Leistungen und Kosten erzielt werden.
Wien, Februar 2013
Die Palmers Textil AG ist österreichischer Marktführer im Segment der Textilbranche (Dessous und Unterwäsche). An 300 Standorten in 15 europäischen Ländern ist Palmers teils mit eigenen Filialen, Shop-in-Shop-Flächen und Franchiselokalen vertreten. Historisch gewachsen, wurde die Bewirtschaftung der eigenen Filialen zentral organisiert und entsprechend aufwändig und mit einer Vielzahl an Einzeldienstleistern betrieben.
Harald Gschar, Head of Store Construction & Real Estate der Palmers Textil AG: „In den letzten Jahren haben wir gemäß Industry Best Practices unsere internen Kapazitäten sukzessive abgebaut und immer mehr Leistungen an externe Dienstleister vergeben. Das zugrundliegende Steuerungs- und Verantwortungsübertragungssystem musste also an diese neuen Gegebenheiten angepasst werden.“
Ein weiterer Treiber des Projektes war das Optimierungspotential, welches man sich durch eine weitgehende Vereinheitlichung der Dienstleistungsspezifikation und Vertragsstrukturen sowie durch eine Reduktion der Dienstleister versprach.
Zur Erreichung des Projektziels wurden zunächst rund 150 Eigenfilialen in Deutschland und Österreich betrachtet. In einem ersten Schritt wurde der aktuelle Bedarf in den Filialen erhoben, um ein Grobmengengerüst für die Angebotslegung der Dienstleister zu erhalten. Anschließend wurden die Anforderungen in internen Abstimmungsrunden vereinheitlicht und methodisch beschrieben.
Nun waren die Dienstleister am Zug: Über eine eigens kreierte Ausschreibungsplattform der Reality Consult wurde die funktional/ergebnisorientierte Aufgabenstellung und das Mengengerüst an die qualifizierte Bietergemeinschaft verteilt. Darauf aufbauend, konnten die bietenden Unternehmen individuelle Bewirtschaftungskonzepte und ein gezielt für die Struktur der Gebäude und der abgefragten Leistungen abgestimmtes Leistungsbild ausarbeiten.
Die eingereichten Konzepte wurden in einem nächsten Schritt einer intensiven Prüfung unterzogen: Kann der Dienstleister die Betriebssicherheit gewährleisten, sind die definierten Reaktionszeiten realistisch, sind Mitarbeiter- und Qualitätssicherungskonzept angemessen und ist das Berichtswesen schlüssig? Die Bewertung der Konzepte führte schließlich zu einer Shortlist und einer intensiven Diskussion der Erwartungshaltung im Rahmen von Auftraggeber- und Auftragnehmer-Diskussionen.
Die daraus resultierenden Adaptierungen in Preisen und Leistungen wurden anschließend nochmals endverhandelt und mit Galactic Services Company GmbH / WISAG Gebäude- und Betriebstechnik GmbH & Co. KG in Österreich und HECTAS Gebäudedienste GmbH & Co. KG / bk services GmbH in Deutschland wurden verlässliche und qualifizierte Dienstleistungspartner gefunden, die das neue und optimierte Konzept ab Februar 2013 mittragen.
Klar definierte Aufgaben, zentrale Steuerung der Aufgaben, ein gewisser Spielraum für die Optimierung der eigenen Leistungserbringung für den Dienstleister, ein zentraler Ansprechpartner für Palmers Textil AG sowie eine direkte Kostenreduktion im zweistelligen Prozentbereich – das hat das erfolgreiche Projekt beiden Seiten gebracht!
Harald Gschar ist zufrieden: „Mit diesem Schritt haben wir auch im Facility Management das Steuerungs- und Dienstleistungsmodell an die Anforderungen unseres Kerngeschäfts angepasst. Die freiwerdenden Mitteln können nun effektiver für unsere Produkte und unseren Kunden eingesetzt werden!“
Palmers Textil AG wurde in diesem Projekt (Ausschreibung von Reinigungs- und technischen Dienstleistungen) von Reality Consult begleitet.
