Unternehmen können Zeit und Geld sparen, wenn sie ihre Dokumente sinnvoll ablegen und archivieren. Ordnung ins Chaos bringen elektronische Archive, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS).
Ein ECMS mit seinen Teilbereichen des Dokumententenmanagements und der elektronischen Archivierung kann wesentlich dazu beitragen, zentrale Prozesse im Unternehmen transparenter zu gestalten und zu beschleunigen. Es scheint daher zunächst einmal angebracht, etwas Ordnung in die vielen Begriffe zum Thema zu bringen. Am einfachsten geht das anhand des logischen Modells der AAIM (Association for Information and Image Management, www.aiim.org) für ein EMCS. Nach diesem Modell lässt sich ein ECMS in vier große Aufgabenbereiche unterteilen:
Capture befasst sich mit dem Einbringen eines Dokuments in das ECMS ( z. B. Scannen, Beschlagworten, Indizieren für eine Volltextsuche usw.)
In Manage geschieht die Bearbeitung eines Dokuments:
- Document Management (DM)
- Collaboration
- Web Content Management (WCM)
- Records Management (RM)
- Workflow bzw. Business Process Management (BPM)
- Store
Deliver sorgt für das Bereitstellen eines Dokuments aus dem ECMS
Preserve kümmert sich schließlich um die dauerhafte langfristige Archivierung eines Dokuments, das nicht mehr bearbeitet wird.
Anhand dieses Modells könnte man die drei Begriffe elektronisches Archiv, DMS (Dokumentenmanagement System) und ECMS also wie folgt miteinander in Beziehung setzen: Sowohl elektronisches Archiv als auch DMS sind Teilbereiche eines ECMS. Das elektronische Archiv kümmert sich im Sinne der Aufgabenbereiche Store und Preserve um die (kurzfristige) Ablage sowie um die (langfristige) dauerhafte Speicherung von elektronischen Dokumenten.
Unter DMS wird jener Teilbereich des ECMS zusammengefasst, der die Grundfunktionen wie das Check In/Check Out, Versionsmanagement, Suchen, Navigieren in Ablagebäumen oder die Darstellung von Dokumenten zur Verfügung stellt. Eine nicht unwesentliche Abgrenzung ist des Archives zur Datensicherung. Im Zentrum der Archivierung steht das Wiederfinden eines archivierten Dokuments, wohingegen der Zweck der Datensicherung die Wiederherstellung eines Datenbestandes in seiner Gesamtheit ist.
Aber was sind die Stolpersteine und Erfolgskriterien bei der Einführung eines ECMS? Die Einführung eines ECMS in einem Unternehmen ist ein Projekt, das Änderungen in zentralen Abläufen des Unternehmens mit sich bringt. Dementsprechend sorgfältig sollte daher ein Einführungsprojekt für ein ECMS geplant und durchgeführt werden. Die im Folgenden angeführten Stolpersteine und Erfolgskriterien für die Einführung sollen dazu einige Anhaltspunkte geben.
Als häufige Stolpersteine bei Einführungsprojekten haben sich folgende Umstände erwiesen:
- Das Projekt wird ausschließlich von der IT Abteilung gesteuert. D.h es werden vielleicht jene Fachabteilungen, in deren Arbeitsabläufen sich wesentliche Änderungen ergeben, zu spät eingebunden. Was daraus erfolgt ist, dass in diesen Abteilungen der Widerstand groß ist.
- Nach der Einführung des ECMS als zentralem Ablageort für Dokumente bleiben Parallelwelten erhalten. D.h. es werden die persönlichen Ablagen von Mitarbeitern auf Projektlaufwerken oder auf lokalen Arbeitsplatzrechnern weitergeführt. Was daraus folgt ist, dass nicht alle Dokumente im ECMS auffindbar sind.
- Die Aufwände für ein Einführungsprojekt werden falsch eingesetzt. In vielen Fällen werden die Kosten für Softwarelizenzen überschätzt, die Kosten für den laufenden Betrieb aber auch die Aufwände für die Konzeption unterschätzt.
Was kann aber den Erfolg eines Einführungsprojektes sicherstellen.
- Das Projekt hat Management Attention. D.h. die Unternehmensführung steht hinter der Einführung und hat die zentralen Geschäftsziele.
- Das Unternehmen erfasst klar seine Anforderungen an das ECMS und dokumentiert sie in einem Lastenheft.
- Anhand der gut dokumentierten Anforderungen findet das Unternehmen den passenden Lösungspartner für die Umsetzung.
- Das Einführungsprojekt wird als Change Projekt betrachtet.
- Eine Kosten-/Nutzenrechnung wird angestellt, die über die offensichtlichen Einsparungspotenziale (wie Archivraum, Papier und Druckkosten, Suchzeiten) hinausgeht.
Wir von XiTrust Secure Technologies GmbH unterstützen seit mehr als 10 Jahren Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von ECM-Systemen um der Vision von medienbruchfreien elektronischen Geschäftsprozessen näher zu kommen. Dabei können Prozesse, falls notwendig, um elektronische Signaturen und Verschlüsselung erweitert werden. Ebenso ermöglicht XiTrust die sichere Integration mobiler Endgeräte in ihre Geschäftsprozesse. Kurzum: XiTrust Secure Technologies GmbH schaffen die richtigen Rahmenbedingungen für durchgängige elektronische Prozesse im Unternehmen.
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