WimbergerHaus, der oberösterreichische Marktführer für Einfamilienhäuser in massiver Ziegelbauweise, hat einen in der österreichischen Baubranche bisher einzigartigen Schritt in Richtung elektronisches Dokumentenmanagementsystem gesetzt.
Gemeinsam mit der COUNT IT Group und Global Digital Post wurden die Daten im vergangenen Jahr in zwei Phasen elektronisch archiviert und ein Eingangsrechnungs-Workflow eingerichtet. Phase drei erweitert dieses Archivsystem nun zur Abbildung eines gesamten, zentral verwalteten Bauaktes. „Mit dieser Umstellung ist es uns gelungen, uns mit unseren Partnern zu vernetzen und neue und vor allem zeitgemäße Maßstäbe für den Baubereich zu setzen. Dies bringt nicht nur für unsere Mitarbeiter, sondern auch für unsere Lieferanten wesentliche Vorteile“, freut sich Prokurist Norbert Königsecker.
Elektronisches Archiv- und Dokumentenmanagementsystem
Durch die Einführung der digitalen Lösung d.3 der Firma d.velop konnte bei WimbergerHaus eine zentrale Datenbasis für alle Mitarbeiter erstellt werden. Der Zugriff erfolgt auf digitalem Weg – entweder zentral im Haus oder per Internet-Verbindung von auswärts. Das Papierarchiv wird ab sofort nicht mehr verwendet. „So wird ein standortunabhängiger und enorm schneller Zugriff auf alle Dokumente gewährleistet und die Suche gestaltet sich flexibel und einfach“, erklärt Peter Berner, Geschäftsführer der COUNT IT Group.
Elektronischer Eingangsrechnungs-Workflow
Auch der gesamte Eingangsrechnungsprozess wird fortan digital mit der d.3-Lösung abgebildet. Eingangsrechnungen werden per GDP-EDI automatisch zur Prüfung und Freigabe eingelesen und dann in die Finanzbuchhaltung importiert. Dadurch ist WimbergerHaus mit seinen Lieferanten vernetzt und die Headerdaten der Eingangsrechnungen müssen nicht mehr manuell eingegeben werden.
„Dieses System bringt allen Beteiligten eine wesentliche Zeitersparnis, da die händische Eingabe aller notwendigen Buchungsinformationen ins System weitgehend entfällt und die Rechnungen insgesamt viel schneller abgewickelt werden können“, fasst Harald Jasser, Geschäftsführer von Global Digital Post zusammen.
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